در دنیای پر رقابت امروزی، برای دستیابی به استعدادها، سازمان‌ها باید دیدگاهی فراتر از جایگزینی ساده نیروی کار داشته باشند. به همین دلیل برخی از صاحب‌نظران بر این باورند که اگر سازمان‌ها، برنامه‌های مدون استراتژیک برای آن به ویژه در مشاغل کلیدی نداشته باشند، با مشکلات بسیاری روبرو خواهند بود. جانشین‌پروری یعنی ایجاد مخزنی برای شناسایی افراد موثر در سازمان و پرورش آنها برای تصدی مشاغل استراتژیک (حیاتی و کلیدی) در سازمان است.
جانشین پروری چیست؟
جانشین پروری یک استراتژی هوشمند مدیریت استعداد می‌باشد که می‌تواند موجب حفظ استعداد در درون سازمان باشد و سازمان را از مهارت‌های مورد نیاز برای پاسخ به تغییرات سریع که محیط تجاری امروز به‌وجود می‌آورد، مطمئن سازد. به‌عبارت دیگر اطمینان یافتن از این است که سازمان به‌طور سیستماتیک نامزدها با پتانسیل بالا را برای پست‌های کلیدی، شناسایی و آماده کند. هدف از جانشین‌پروری، شناسایی و توسعه افرادی برای جایگزینی مدیران فعلی در پست‌های کلیدی در موارد استعفا، بازنشستگی، ترفیع، رشد، گسترش و ایجاد موقعیت‌های جدید است. همان‌گونه که اشاره شد اصولاً جانشین‌پروری برای مشاغل استراتژیک سازمان می‌باشد. در این مشاغل باید بهترین کارکنان شناسایی شده تا در بهترین پست‌های کلیدی سازمان به کار گمارده شوند.
ضرورت جانشین پروری در سازمان
جانشین پروری برای مشاغل استراتژیک سازمان انجام میشود و مشاغل حیاتی و کلیدی معمولاً ۲۰% از مشاغل سازمان را در بر میگیرد. اگرچه سازمان‌ها برای رشد و بقا به سرمایه انسانی برای رویارویی با چالش‌های تغییرات محیطی نیاز دارند، کمبود نیروی انسانی مستعد در بازار کار به تهدیدی جدی برای سازمان‌ها تبدیل شده است. در چنین شرایطی نیاز و اهمیت جانشین‌پروری در سازمان بیشتر و بیشتر میشود. یکی از ضرورت‌های سیستم، جانشین‌پروری در سازمان‌ها برای توانمندسازی مدیران و کارکنان جهت پیاده‌سازی سیستم تولید ناب است.
ضرورت های جانشین پروری در سازمان
- به اجرای طرح‌های استراتژیک کسب و کار سازمان کمک می‌کند.
- فرصت‌های زیادی برای افراد با عملکرد بالا ایجاد می‌کند.
- شناسایی نیازهای جایگزین به‌عنوان ابزاری که مشخص‌کننده نیازهای آموزش و توسعه کارکنان است.
- پیشرفت گروه‌های مختلف مثل زنان و اقلیت‌ها را در شغل های آینده سازمان تشویق می‌کند.
- به برنامه‌ریزی مسیر شغلی افراد در سازمان کمک می‌کند.
- توانایی افراد را برای مواجهه با محیط متغیر افزایش می‌دهد.
- افزایش قدرت سازمان در مواردی مثل خروج داوطلبانه افراد مثل بازنشستگی پیش از موعد یا بازخرید.
مشکلات فنی
ایجاد تغییر و برخورد مناسب با مقاومت‌های احتمالی در برابر تغییرات حاصل از این فرایند تعیین نقطه شروع مناسب برای مدیریت تغییرات جانشین‌پروری و مشخص کردن چالش‌ها در سازمان غلبه بر مقاومت در برابر تغییر از طریق تشریح منافع آن یا نیاز سازمان به آن متقاعد کردن مدیران ارشد و سیاست‌گذاران سازمان/ ساختار سازمانی/ فرآیندهای کاری/ فرهنگ سازمانی/ همسو کردن برنامه‌های جانشین‌پروری با برنامه‌های استراتژیک منابع انسانی و کل سازمان مهارت در تحلیل ریسک افراد کلیدی و موقعیت‌های شغلی حساس که تعیین می‌کند کدام‌یک از بخشهای سازمان ریسک بالاتری در زمینه از دست دادن افراد کلیدی دارند.
مهم‌ترین مراحل مدیریت استعداد و جانشین‌پروری در سازمان
مرحله اول: تعیین خط مشی
در این مرحله، سازمان‌ها مدل‌های موجود و رویه‌های پیشین در نظام مدیریت جانشین‌پروری در پیشینه یا پژوهش یا سازمان‌های مشابه را مورد بازنگری قرار داده و خط‌مشی‌هایی را برای پیاده‌سازی سیستم تعیین می‌کنند. خط‌مشی، مشخص‌کننده محدوده‌ای است که تصمیم‌های آتی باید در داخل آن اتخاذ شوند. برای نظام مدیریت جانشین‌پروری در مرحله تعیین خط‌مشی، تعهد مدیران و شناسایی منصب‌های کلیدی حائز اهمیت است.
مرحله دوم: ارزیابی کاندیداها
پس از این که منصب‌های کلیدی شناسایی شدند، شرح شغلی برای هر شغل در نظر گرفته میشود که وظایف و مسئولیت‌های هر شغل را مشخص می‌کند. سپس با توجه به نمونه شرح شغل مشخص شده برای ارزیابی کاندیداهایی متناسب با این مشاغل، دو مرحله برای جانشین پروری پیشنهاد میشود:
- شناسایی شایستگی‌های مورد نیاز منصب‌های کلیدی
- شناسایی افراد با استعداد
مرحله سوم: توسعه کاندیداها
هنگامی‌که سازمان، شایستگی‌های مورد نیاز برای مواجهه با نیازهای آینده سازمان را شناسایی کند، مجبور است وضعیت موجود سازمان را نیز ارزیابی کند. آیا این شایستگی‌ها در وضعیت موجود نیز وجود دارد؟ شکاف‌های بین وضعیت موجود و آن چیزی که برای آینده شناسایی شده چیست؟ پس از این که افراد با استعداد شناسایی شدند، وارد خزانه استعدادها شده و با توجه به شرایط احراز شغل شناسایی می‌شوند. در ادامه، شکاف توسعه‌ای و برنامه‌های آموزشی مورد نیاز برای آماده‌سازی افراد با استعداد برای تصدی مشاغل کلیدی مشخص می‌شوند.
مرحله چهارم: ارزیابی برنامه مدیریت جانشین پروری
علی‌رغم گزینه‌های زیادی که بر اهمیت برنامه‌ریزی و مدیریت جانشین‌پروری تاکید می‌کند، دلیل کاهش برنامه‌ریزی این فرایند در سازمان‌ها آن است که نیروی انسانی در نشان دادن ارزش برنامه‌ریزی و مدیریت آن به سازمان با شکست مواجه میشود.
اصول و قواعد مدیریت جانشین‌پروری
مدیریت این فرآیند نیازمند یک سیستم مبتنی بر فعالیت‌های توسعه‌دهنده و انعطاف‌پذیر است. هدف از این اصل، تعیین و آماده‌سازی نامزدهای جانشینی است که به کمک شیوه‌های آموزش حین کار و تکنیک‌هایی از جمله تفویض اختیار برای مشاغل کلیدی و هدف صورت میگیرد. در فرآیند پرورش جانشینی باید از هرگونه ابهام پرهیز کرد و در یک سیستم روشن و بدون ابهام عمل کرد. در این گونه سیستم‌ها همه کارکنان از اصول و قواعد آگاهی دارند و سازمان از مزایای شفافیت اصول و اعتقاد به افشای اهداف و برنامه‌ها برخوردار میشود. تشکیل کانون‌های ارزیابی و توسعه از جمله ضرورت‌های یک سازمان در این فرآیند به حساب می‌آید. در این فرایند، مدیران ارشد باید بتوانند مشاغل هدف حیاتی را شناسایی کرده و آنها را از سایر موقعیت‌های شغلی متمایز کنند تا بتوانند استراتژی‌های خود را بر روی موقعیت‌های شغلی هدف متمرکز کنند.
در فرآیند جانشین‌پروری لازم است اولویت‌های کوتاه مدت و بلندمدت سازمان مشخص شود تا بتوانید راه‌حل‌های بهتری ارائه دهید. سنجش پیشرفت کارکنان به‌صورت مستمر و همچنین ارائه بازخورد مناسب به پیشرفت کارکنان به رفع تدریجی کاستی‌ها و عیوب سیستم کمک می‌کند.
باید توجه داشته باشید که در هر مرحله از این فرآیند، اگر فرهنگ، ارزش‌ها و استراتژی‌های سازمان را فراموش کنید، برنامه‌ریزی شما موثر نخواهد بود. در واقع این فرهنگ، ارزش‌های سازمانی و استراتژی‌های آینده باید خط‌مشی استراتژی شما را در جانشین‌پروری تعیین کند.
عوامل تسهیل‌کننده جانشین‌پروری
رویکرد سیستمی
پیتر سنگه (۱۹۹۹) تفکر سیستمی را چارچوبی می‌‌داند که به‌جای شناسایی تک‌تک اجزا و فرآیندها بر درک روابط بین آن ها تاکید دارد. کل نگری همراه با درک روابط و الگوهای تغییر و تحول سبب یکپارچه‌سازی کل سیستم میشود. جانشین‌پروری با اتخاذ رویکرد سیستمی اجزا و فرآیندهای خود را یکپارچه می‌سازد. این یکپارچگی نظم و استمرار را برقرار می‌سازد و اثربخشی جانشین‌پروری را ارتقاء می‌دهد.
فرهنگ سازمانی
ظرفیت یادگیری یک سازمان به فرهنگ سازمانی آن وابسته است. جانشین‌پروری این باور را در کارکنان تقویت می‌کند که افراد از طریق فرآیند یادگیری و بهبود مستمر و با صرف زمان و انرژی فراوان ارتقاء می یابند. چنین باوری سبب ترویج فرهنگ شایسته‌سالاری و شایسته گزینی در سازمان میشود و به واسطه آن فرهنگ یادگیری سازمانی نیز گسترش می‌بابد. این فرهنگ غنی و سالم فرآیند اجرای جانشین‌پروری را سهولت می‌بخشد.
حمایت و مشارکت مدیران ارشد
مشارکت و حمایت مدیران ارشد برای شکل گیری تحول سازمانی امری ضروری است. مدیران با به اشتراک گذاشتن دانش و تجارب خودشان از نامزدهای جانشینی حمایت می‌کنند. مدیریت دانش راهکاری اثربخش برای ترویج فرهنگ تسهیم، انتقال و توزیع دانش در سازمان است. دسترسی نامحدود به اطلاعات و دانش برای همگان سبب تسهیل فرآیند جانشین‌پروری میشود.
اشتیاق و انگیزه کارکنان
جانشین‌پروری نیازمند مشارکت فعال کارکنان در فرآیند یادگیری و بهبود است، اما مشارکت بدون افزایش انگیزه و اشتیاق سازمانی صورت نمی‌‌گیرد. تعهد سازمان به رشد و پرورش استعدادهای درون سازمانی سبب ایجاد انگیزه رشد در کارکنان میشود. کارکنان مشتاق سریع تر و بهتر مشارکت می‌کنند، یاد می‌‌گیرند، رشد می‌کنند و برای ایفای نقش‌های رهبری آماده می‌شوند.
تدوین و اجرای برنامه‌های توسعه فردی (IDP )
مدیریت و پرورش استعدادها نیازمند برنامه‌ریزی برای توسعه منابع انسانی سازمان است. کانون ارزیابی و توسعه یکی از ابزارها و راهکارهای موثر برای تدوین برنامه توسعه فردی و سازمانی است. در طی فرآیند کانون ارزیابی نقاط قوت و ضعف افراد بر مبنای شایستگی‌های مورد نیاز سازمان ارزیابی میشود. سپس در کانون توسعه، برنامه توسعه فردی و سازمانی مبتنی بر نتایج کانون ارزیابی تدوین میشود. اجرای این برنامه با هدف یادگیری و بهبود مستمر می‌تواند بستر لازم را برای فرآیند جانشین‌پروری فراهم آورد.
کوچینگ سازمانی
کوچینگ از الزامات و زیرساخت‌های ضروری برای تسهیل فرآیند جانشین‌پروری است. ایجاد فرصت‌های برابر با هدف رشد همگانی، پرورش شایستگی‌ها و ارتقاء کیفیت عملکرد افراد با هدف دستیابی به موقعیت بهتر نیازمند تمرکز و استمرار است. کوچینگ سازمانی سازوکاری اثربخش برای تقویت تعهد و مسئولیت‌پذیری فردی و گروهی محسوب میشود. کوچینگ می‌تواند چالش‌های یادگیری و رشد را مرتفع سازد و افراد را برای اجرای نقش‌های آتی در سازمان آماده نماید.
عوامل محدودکننده و بازدارنده
سازمان‌ها و شرکت‌ها برای استقرار و توسعه نظام جانشین‌پروری باید زیرساخت لازم را برای تضعیف و حذف عوامل بازدارنده و محدودکننده ایجاد کنند. چنانچه سازمان‌ها نتوانند با این عوامل مقابله کنند، به‌تدریج عوامل تسهیل‌کننده محدود و تضعیف می‌شوند. توجه به این نکته ضروری است که فقدان هر عامل تسهیل‌کننده‌ای برابر با پدید آمدن یک عامل بازدارنده است. بنابراین مدیریت عوامل تسهیل‌کننده و بازدارنده امری ضروری برای استقرار و توسعه نظام جانشین‌پروری است.
فقدان امنیت سازمانی
نبود صداقت، بی اعتمادی، حسادت، محدود کردن دسترسی به اطلاعات و عدم همکاری کارکنان با یکدیگر از نتایج فقدان امنیت در سازمان است. در چنین شرایطی نظام جانشین‌پروری ایجاد نمی‌شود و در صورت استقرار نیز هرگز توسعه نمی‌یابد.
ساختار متمرکز
بوروکراسی، سلسله مراتب، ساختار هرمی و متمرکز در سازمان مکانیزم‌هایی را ایجاد می‌کند که با رویکرد توانمندسازی و توسعه استعدادها مغایرت دارد. فرآیند جانشین‌پروری نیازمند ساختارهای تخت، عدم تمرکز، تفویض اختیار و اعتماد است.
تاکید بر منافع زودهنگام
جانشین‌پروری در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک فرآیند مستمر و بلندمدت است که با صرف هزینه همراه خواهد شد. تاکید بر منافع زودهنگام و بازده سریع با ماهیت فرآیندی جانشین‌پروری تناقض دارد. هر نوع فرآیندی نیازمند اراده، استمرار و ارزیابی است. نگرش زودبازده و منفعت‌طلب حاضر نخواهد شد برای رفع چالش‌ها و حل مشکلات فرآیند جانشین‌پروری زمان و هزینه صرف کند.
نتیجه‌گیری
جانشین پروری یک رویکرد سیستمی و فرآیند ساختار یافته است که بدون اجرای تکنیک‌ها و دانش کافی، کارایی لازم را نخواهد داشت. در واقع این فرایند یک روش بسیار موثر برای تامین منابع انسانی مستعد و کارآمد برای سازمان‌ها به شمار می‌‌رود. طرح پیاده‌سازی نظام جانشین‌پروری به‌عنوان بخشی از یک استراتژی مدیریت استعداد، سازمان را قادر به شناخت نیازهای جاری و آتی کرده، در نتیجه همسوسازی و توسعه استعداد بر اساس آن خواهد بود. اگرچه برای موفقیت در این فرآیند، سازمان‌ها باید روی توسعه شغلی کارکنان نیز تمرکز کنند. افزایش خزانه استعدادها از کارکنان قابل ارتقا و فراهم کردن فرصت‌های شغلی برای افراد با استعداد در رده‌های مدیریتی از دیگر اهداف جانشین‌پروری می‌باشد.
