02188324127 | 02188340516

info@hasibworld.ir

عارضه یابی و بهبود ساختار سازمان

تجربه نشان داده است که موفقیت یا شکست سازمان‌ها به‌طور مستقیم به کیفیت و اثربخشی کارکنان آن‌ها بستگی دارد. سازمان‌های موفق امروزی به این نتیجه رسیده‌اند که برای رقابت در بازارهای جهانی، باید مدیریت منابع انسانی در سطح جهانی داشته باشند. درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و عارضه یابی سازمانی کمک به‌سزایی در کاهش هزینه‌های آن‌ها می‌نماید و شناسایی عارضه‌های سازمانی و علل بروز این عارضه‌ها نخستین گام در تحلیل سازمان به شمار می‌‌رود. هدف از عارضه‌یابی، تشخیص مشکلات موجود در سازمان و ارائه راهکارهای مناسب و عملی برای رفع آن‌ها می‌باشد.

سازمان بهره‌وری آسیایی، بر مبنای مطالعات و تحقیقات خود، عوارض و عوامل متعدد بازدارنده ارتقای بهره‌وری در سطح آسیا را مورد شناسایی قرار داده و مدیریت بهره‌وری، بر اساس مطالعات، تحقیقات و تجربه خود و با توجه به شرایط موجود در ایران، برخی عوامل را اضافه کرده است که در مجموع به شرح ذیل می‌باشد:

  1. مشکلات انسانی
    • فرهنگ کاری ضعیف
    • پایین بودن سطح علمی اکثر کارکنان
    • ارتباط ناکافی و غیر موثر بین رده‌های مختلف کاری
    • نداشتن حس مسئولیت و دلسوزی و عدم وجود انگیزش کاری هم برای مدیران و هم برای کارکنان
    • عدم کاربرد صحیح نیروی انسانی و عدم وجود برنامه آموزشی صحیح منطبق با اهداف شرکت
    • نداشتن مهارت‌های کاری لازم
    • مقاومت در برابر تغییر از سوی مدیریت و کارکنان
    • نداشتن تعهد و مشارکت (نبودن روحیه مشارکت پرسنل در مسائل و مشکلات کاری)
  2. مشکلات مالی
    • مشکلات نقدینگی و تامین منابع مالی
    • عدم بازاریابی برای محصولات و عدم شناخت بازار و ارزیابی رقبا
    • عدم تخصیص بودجه و سرمایه‌های بهینه، در مورد واحدهای چند محصولی
  3. مشکلات فنی
    • استاندارد نبودن تولید
    • پایین بودن کیفیت محصولات و خدمات
    • تکنولوژی، ماشین‌آلات و فرآیند تولید قدیمی و فرسوده
    • پایین بودن میزان تولید نسبت به ظرفیت اسمی به علل گوناگون
    • بهره‌برداری بسیار پایین از سرمایه‌ها
    • مشکل تهیه مواد اولیه در زمان مناسب برای تولید
    • بالا بودن میزان ضایعات و متوقف شدن تولید به علل مختلف
    • فعال نبودن و ارزش ندادن به بخش‌‌های طراحی و تحقیقات و عدم توجه به دانش فنی (تکنولوژی)
  4. مشکلات مدیریتی
    • عدم ثبات مدیران
    • کارآیی نداشتن سیستم‌های اطلاعات مدیریت
    • تصمیم‌‌گیری‌های سطحی و مقطعی توسط مدیران
    • فقدان اطلاعات در مورد تکنولوژی، استانداردها و شاخص‌های بهره‌وری
    • عدم جذب نیروهای انسانی کارآمد
    • عدم علاقه نسبت به توسعه و رفاه منابع انسانی
    • صرف میزان بالایی از زمان، در زمینه مسائل کم اهمیت
    • تصمیم‌‌گیری‌های مالکیتی از طرف مدیران برای واحد تحت سرپرستی
  5. مشکلات سازمانی، تشکیلاتی و برنامه‌ریزی
    • عدم وجود چارت سازمانی صحیح و کنترل شده
    • عدم وجود یک سیستم کنترلی دقیق برای ارزیابی عملکرد مدیران
    • گماردن مدیران با توجه به جنبه‌های غیر تخصصی و عدم توجه به کارآیی آنان
    • عدم وجود یک سیستم کیفی هدایت، کنترل و نظارت سرمایه‌ها
    • اهمیت دادن بیش از حد به پرسنل ستادی نسبت به پرسنل تولیدی
    • عدم وجود یک برنامه‌ریزی مشخص و اتخاذ برخی سیاست‌های مشکل‌آفرین برای واحد
    • تصمیم‌‌گیری‌های مالکیتی از طرف مدیران برای واحد تحت سرپرستی
  6. مشکلات قوانین دولتی
    • عدم پیوستگی قوانین با مشکلات واحدها
    • عدم تطابق قوانین وضع شده با عملیات اقتصادی مورد نیاز واحدها
    • پیچیدگی قوانین و دستورالعمل‌ها و کارآ نبودن آن‌ها

حال با توجه به موارد مذکور، ادامه این وضعیت با نزول جایگاه کشورها در اقتصاد جهانی و همچنین کاهش سطح کیفیت زندگی و افزایش بیکاری همراه خواهد بود. لذا تجزیه و تحلیل عوامل موثر در شکل‌گیری این چالش‌ها و چگونگی برطرف کردن آن‌ها، بدون هم‌اندیشی و مشارکت موثر تمامی دست‌اندرکاران میسر نخواهد بود. برای این امر، لازم است تا شناختی از انتظارات و عملکرد سازمان به‌دست آمده و فاصله این دو مشخص گردد، وجود این فاصله نشان دهنده وجود عارضه‌ها در سازمان است که لازم است آنان را شناسایی نمود. برای درک و شناخت از وجود فاصله بین انتظارات و عملکرد سازمان لازم است در سازمان عارضه یابی صورت گیرد. در فرایند عارضه یابی و بنا بر منطق تجزیه و تحلیل شکاف، سه فاز اساسی همواره می‌بایست به‌صورت پی‌در‌پی به مورد اجرا درآیند:

فاز شناخت، ارزیابی، تحلیل و تبیین وضعیت موجود در سازمان
فاز طراحی و تبیین وضعیت مطلوب (مورد انتظار) در بازه زمانی مشخص
فاز برنامه ریزی و اقدام برای حرکت از وضعیت موجود به سمت وضعیت مطلوب

متدولوژی عارضه یابی

در نمای کلی می‌توان متدولوژی عارضه یابی را به‌صورت شکل نمایش داد.

شناخت عارضه ها
شمای ارتباط بین نشانه ها، عارضه‌ها، علل ریشه‌ای و راهکارهای اصلاحی

مرحله اول: جمع‌آوری اطلاعات کلی سازمان

مرحله دوم: بررسی حوزه‌های نه گانه نتایج عملکرد شامل

  • اثربخشی
  • کارایی
  • بهره‌وری
  • نوآوری
  • قابلیت انعطاف
  • کیفیت رضایت مشتری
  • کیفیت زندگی کاری
  • سودآوری
  • مسئولیت اجتماعی

مرحله سوم: بررسی حوزه‌های داخلی و قلمرو سازمان شامل

  • حوزه مأموریت، چشم‌انداز، اهداف بلند مدت، استراتژی‌ها و سیاست‌ها
  • حوزه فرایندها
  • حوزه ساختار سازمانی و سازماندهی
  • حوزه سیستم‌ها و روش‌ها
  • حوزه فضای عملیاتی
  • حوزه تکنولوژی تولید
  • بررسی قلمرو (محیط بیرونی) سازمان شامل:
  • مشتریان
  • رقبا
  • تأمین‌کنندگان
  • توزیع‌کنندگان
  • وضعیت بازار

مرحله چهارم: شناسایی عارضه‌ها، علت‌ها و ریشه‌های مسائل و اولویت‌بندی آن‌ها

مرحله پنجم: جمع‌بندی شواهد دال بر وجود عارضه و استخراج عارضه‌های اصلی در حوزه نتایج عملکرد

مرحله ششم: برقراری روابط علت و معلولی بین عارضه‌ها و علل اصلی بروز آن‌ها و ارائه راه‌کارهای اولیه مبتنی بر عارضه‌یابی، برای رفع یا کاهش عارضه‌ها

حوزه‌های تشکیل دهنده نتایج

حوزه‌های تشکیل دهنده نتایج نشان دهنده عملکرد کل سازمان است. خروجی و ثمره سازمان در بکارگیری منابع و توانمندسازها به‌صورت مشخصه‌ها و نشانه‌هایی در قالب حوزه نتایج قابل مشاهده است.

  • اثربخشی : حوزه‌های تشکیل دهنده نتایج نشان دهنده عملکرد کل سازمان است. خروجی و ثمره سازمان در بکارگیری منابع و توانمندسازها به‌صورت مشخصه‌ها و نشانه‌هایی در قالب حوزه نتایج قابل مشاهده است.اثربخشی
  • کارآیی: انجام درست کارها، کارایی نامیده می‌شود. تعریف دیگر کارایی این است که چقدر می‌توان از منابع به نحوه مطلوب استفاده نمود و از فرمول زیر محاسبه می‌شود.
  • بهره‌وری:یکی از مهم‌ترین شاخص‌ها در سازمان می‌باشد که بیان می‌کند چه میزان از منابع مصرف شده، خروجی‌ها و محصولات حاصل شده را به‌وجود آورده‌اند. به‌عبارت دیگر، بهره‌وری مجموع کارایی و اثربخشی می‌باشد. عمدتاً بهره‌وری به دو نوع بهره‌وری کلی و بهره‌وری جزئی (خاص هر مورد) تقسیم می‌شود. بهره‌وری را به‌طرق متعددی محاسبه می‌کنند که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
  • سودآوری: اصلی‌ترین هدف و منظور هر سازمان، سودآوری است که عمدتاً نشان‌دهنده نیل و حرکت سازمان در جهت تسهیل و رسیدن به سود پیش‌بینی شده است. شاخص‌های متعددی برای تعیین آن وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به درصد میزان تحقق سود اشاره نمود.
  • کیفیت و رضایت مشتریان: منظور از واژه کیفیت، در نظر گرفتن مشخصه‌های کیفی و اعمال آن بر روی مواد (شامل مواد اولیه مصرفی، محصول نیمه‌ساخته و محصول نهایی)، فرایندهای تولیدی و غیره به‌منظور حصول اطمینان از برآورده شدن ویژگی‌ها، انتظارات و خواسته‌‌های مورد نظر مشتری حتی در مقوله‌های تحویل به موقع، خدمات پس از فروش و قیمت مناسب می‌باشد. برای تحقق این امر لازم است تا از تکنیک‌ها و روش‌هایی در این جهت استفاده گردد.

استخراج نشانه‌ها از حوزه‌های نتایج

در این مرحله، هدف بررسی حوزه‌های نه‌گانه نتایج در راستای پی بردن به نشانه‌های سازمان می‌باشد. نشانه‌ها دارای خصوصیات زیر می‌باشند:

  • قابل مشاهده، عیان و ملموس می‌باشند
  • در لایه‌های سطحی و نه در عمق هستند
  • قابل درک توسط افراد عادی هستند

این نشانه‌ها، به منزله یک چراغ راهنما برای نشان دادن نقاط شروع و هدف‌دار در افق پیش روی حرکتی در درخت عارضه یابی می‌باشد و منشاء حرکت‌های بعدی جهت شناسایی عوارض و سپس علل مرتبط با آن هستند. نحوه استخراج نشانه‌ها بدین گونه است که سوالات چک‌لیست‌های طراحی شده در حوزه‌های نتایج با بحث و بررسی با کمیته‌های کارشناسی تکمیل گردیده و از روی آن‌ها و عموماً با تکیه بر ارقام و آمار (در صورت وجود)، نشانه‌ها استخراج می‌گردد.

بررسی محیط و ترازیابی

امروزه هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون در نظر گرفتن تاثیرات و تغییرات شرایط محیطی، به ادامه حیات رقابتی خود بیندیشد. افزایش رقابت‌های جهانی و کم شدن فاصله بین تولیدکنندگان باعث شده‌اند تا هر لحظه سازمان درصدد مطالعه و شناسایی محیط و رقبا و رصد کردن محیط برای شناسایی فرصت‌ها و تهدیدات باشند.

تعیین عارضه‌های سازمان

همان‌طور که اشاره شد نشانه‌های سازمان، به‌عنوان یک‌سری شواهد خام هستند که به‌وجود یا عدم وجود مسئله‌ای در سازمان دلالت دارند. به‌طور کلی استخراج و تعیین عوارض از روی نشانه‌ها نیاز به تخصص و تجربه خاص داشته و از بررسی حوزه‌های زیر به‌دست می‌آید:

  • بررسی محیط و عوامل تاثیرگذار بیرون
  • بررسی سازمان در حوزه توانمندسازها

بررسی علل بروز عوارض و تعیین علل ریشه‌ای و فرصت‌های بهبود

قطعاً چاره رفع مشکل و عیب، یافتن منشاء و علت ایجاد آن است بعد از استخراج عوارض، لازم است تا علل بوجود آورنده آن در لایه‌های مختلف در حوزه توانمندسازها تحلیل شده و ارتباطات آنها در یک شکل منطقی نمایش داده شود این کار تا بدست آمدن علل ریشه یابی ادامه می‌یابد عمده ابزار مورد استفاده نمودارهای علت و معلول و شبکه ارتباطات باشد در این مرحله با بررسی توانمندسازها، می‌تواند عوارض دیگر و یا فرصت‌های بهبود در حوزه‌های مختلف حاصل گردد.

تعیین راهکارهای رفع علل ریشه‌ای و حذف عوارض

این مرحله به منزله ارائه درمان، روش و مکانیزمی است که در چارچوب علل مربوطه و عوارض مبتلا به آن به‌عنوان راهکار اصلاحی رفع علت ریشه‌ای تجویز شود. راهکار می‌تواند از نوع فیزیکی و سخت‌افزاری و یا اطلاعاتی و نرم‌افزاری باشد. ضمناً می‌تواند بسیار ساده و محدود بوده و یا می‌تواند به‌عنوان مجموعه‌ای از عملیات و فعالیت‌ها در قالب پروژه ای وسیع سطح مختلفی از سازمان را در بر گیرد.

شماتیک ارتباطات بین نشانه‌ها در حوزه نتایج، عوارض و علل ریشه‌ای در حوزه منابع و توانمندسازها و راهکارهای اصلاحی و فرصت‌های بهبود در شکل زیر ارائه شده است.

ارتباط بین نشانه ها در حوزه نتایج

اولویت‌بندی عوارض و راهکارها

اولویت‌بندی عارضه‌ها با این هدف صورت می‌‌گیرد که توان سازمان بیشتر در حوزه‌های مهم و با اهمیت‌تر متمرکز شده و از پراکندگی صرف منابع بر روی کلیه فعالیت‌ها، پروژه‌ها و اقدامات اصلاحی در یک زمان خاص اجتناب گردد و منابع سازمان در راستای حل مشکلات حاد و عمده، صرف شود.

طرح‌ریزی اجرای راهکارهای پیشنهادی

در این مرحله، یک برنامه زمان‌بندی مناسب به‌منظور مدیریت و کنترل بهتر راهکارها اعمال می‌گردد. هدف از انجام برنامه‌ریزی اجرای راهکارهای پیشنهادی مشخص نمودن زمان اجرا، منابع مورد نیاز و برنامه‌ریزی در جهت اجرای پروژه‌ها (راهکارها) و پیش‌بینی نتایج می‌باشد.

جمع‌بندی

در این مرحله، نتایج شناخت و تحلیل وضع موجود سازمان موردنظر تحت عنوان مسائل و مشکلات موجود و راهکارهای پیشنهادی برای رفع و کاهش آن‌ها به‌صورت مدون و به‌گونه‌ای جامع و دقیق تنظیم و ارائه می‌گردد تا بتوان چرخه عارضه‌یابی را دوباره به اجرا گذاشته و مسیر تعالی را پیمود.

مدل‌های عارضه یابی و برتری سازمانی:

جهت سنجش برتری سازمان‌ها و پی بردن به‌جایگاه فعلی و نسبی که در آن قرار گرفته‌اند لازم است تا مسائل و مشکلات مبتلا به سازمان مشخص گردد تا بتوان موقعیت آن‌ها را نسبت به یکدیگر مقایسه نمود. به این منظور نیاز به مدل‌ها و ابزارهایی است که به‌عنوان کمک کننده و تسریع‌دهنده این حرکت می‌باشند. در ادامه چند نمونه از آن‌ها ارائه می‌شوند.

مدل بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM )

مدل EFQM، ابزاری اجرایی جهت کمک به سازمان‌ها برای اطمینان از تحقق استقرار سیستم مدیریتی مناسب به‌وسیله سنجش میزان قرار گرفتن در مسیر پایداری است و به سازمان‌ها یاری رسانده تا به‌وسیله آن فاصله‌ها را شناسایی، سپس راه‌حل‌ها را با انگیزه بهتری تعیین کنند. در این مدل سازمان در حوزه‌های توانمندسازها و نتایج بررسی شده و براساس یک منطق مستدل مورد ارزیابی قرار می‌‌گیرد.

مدل کارت امتیازی متوازن (BSC )

مدل BSC یک چارچوب مفهومی است که وظیفه آن ترجمه اهداف استراتژیک شرکت به مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکردی است این شاخص‌ها به‌طور معمول از میان چهار وجه مالی، مشتری، فرایندهای داخلی و یادگیری و رشد انتخاب می‌شوند و سپس در چارچوب مسیری مشخص به آنها امتیازدهی می‌شود.

مدل چرخه دمینگ (PDCA )

استفاده از مدل چرخه دمینگ برای تمام بخش‌‌های سازمان کاربردی می‌باشد و به مدیران سازمان کمک می‌کند تا عارضه‌ها را در همان لحظه‌ای که ایجاد می‌شوند، پیدا کنند.

مدل ویس‌بورد

این مدل به مدیران نشان می‌دهد که برای تشخیص عارضه‌یابی به دنبال کدام قسمت‌ها در سازمان باشند. البته مدل ویس‌بورد، بخش‌‌های کلی را مشخص می‌کند و تعیین جزئیات بر عهده مدیران سازمان است. اجزای این مورد از مدل‌های عارضه‌یابی سازمانی عبارتند از؛

  • ارتباطات سازمانی شامل ارتباطات بین فردی و ارتباطات بین قسمت‌های مختلف سازمان
  • اهداف سازمان
  • ساختار سازمان
  • سیستم پاداش‌دهی
  • فرآیندهای کاربردی
  • رهبری

مدل شش‌سیگما

مدل شش‌سیگما سه فاکتور اصلی دارد که عبارت‌است از:

  • راهبردها و استراتژی‌های سازمانی
  • تکنیک‌ها و تدابیر اجرای استراتژی‌ها
  • فرهنگ سازمانی

در این روش، عارضه یابی سازمانی فرآیند تعریف، سنجش، تحلیل، ارتقاء و کنترل را طی می‌کند. شهرت مدل شش سیگما به دلیل عملکرد دقیق و تغییرات بهینه با کمترین هزینه می‌باشد. این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارزش‌های فعلی سازمان را حفظ کرده و به موفقیت‌های آینده دست یابند.

مدل مک‌کینزی

جیمز مک‌کینزی مدیر عامل شرکت مشاوره مدیریت مک کینزی است که از مدل تشخیصی شرکتی به‌عنوان یک چارچوب استفاده می‌شود. این مدل عارضه‌یابی سازمانی یکی از مشهورترین مدل‌هایی است که مک کینزی در حوزه مدیریت ارائه داده است که در آن ۷ مورد از مهم‌ترین عوامل برای عارضه‌یابی کسب و کار معرفی می‌شود. این هفت مورد عبارتند از:

  • استراتژی
  • ارزش‌های مشترک
  • سیستم
  • ساختار
  • مهارت‌های سازمانی
  • شیوه مدیریت
  • منابع انسانی

این مدل‌ها مکمل یکدیگر بوده و مدیران با بررسی همه آن‌ها می‌توانند اطمینان پیدا کنند که تمام لایه‌های سازمان را عارضه‌یابی کرده‌اند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

همراه شما هستیم!

موسسه حسیب ۱۵ سال تجربه مستمر

تجربه فعالیت در صنایع مختلف اعم از سازمان های دولتی و خصوصی، تولیدی، خدماتی و یا پروژه محور و استفاده از مدل های مختلف علمی و عملیاتی در هر سازمان، توانایی حسیب  را در حل مساله به طور فوق العاده افزایش داده است. به طوری که حل مسایل پیچیده و ارایه راهکارهای ساده، به جزیی از فرهنگ سازمانی حسیب تبدیل شده است.

مشتریان ما

 با مهمترین مشتریان و شرکا تجاری موسسه مالی و اقتصادی حسیب ایرانیان آشنا شوید

درخواست مشاوره

اگر نیازمند مشاوره هستید فرم های مربوطه را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.

تماس با ما

 پرسش یا نظری دارید؟ در بارۀ برنامه ها ویا خدمات ما به اطلاعات بیشتری نیازمندید؟ با ما تماس بگیرید!